WellyBox
WellyBox es una plataforma de gestión de recibos que captura, organiza y almacena registros de compras procedentes del correo electrónico y otras fuentes.
Acerca de esta herramienta
El servicio extrae la información de los recibos de los mensajes de correo entrantes y convierte las imágenes escaneadas en datos estructurados que se pueden buscar y clasificar. Después, los usuarios pueden ver, editar o exportar estos datos según sea necesario, lo que reduce la introducción manual y la pérdida de documentación.
Más allá de la simple captura, WellyBox agrupa los recibos en archivos zip descargables, los sincroniza con unidades en la nube y reúne colecciones listas para auditoría destinadas a la preparación fiscal. La integración con plataformas de correo y almacenamiento populares mantiene el flujo de trabajo dentro de herramientas conocidas.
Qué puedes hacer
Escaneo de recibos por correo electrónico
Los recibos que llegan a Gmail u Outlook se identifican, escanean y transforman automáticamente en datos de recibo estructurados, lo que elimina la necesidad de subir fotos manualmente.
Sincronización en la nube
Todos los recibos capturados se replican en servicios en la nube como Google Drive o Dropbox, lo que garantiza una copia de seguridad persistente y un acceso sencillo desde cualquier dispositivo.
Recopilación de registros listos para auditoría
La plataforma agrupa los recibos en registros de auditoría organizados que se pueden exportar como archivo zip, lo que simplifica la declaración de impuestos y las comprobaciones de cumplimiento.
¿Para quién es?
- Un profesional autónomo reúne los recibos de gastos de sus clientes desde el correo, los sincroniza con Google Drive y genera un archivo zip para la declaración trimestral de impuestos.
- Una pequeña empresa usa WellyBox para hacer seguimiento de los recibos de compras diarias y actualiza automáticamente los registros de gastos para la elaboración de presupuestos internos y los informes financieros.
- Una persona guarda sus recibos de compras personales en Dropbox a través del servicio y luego descarga un archivo zip recopilado al preparar una auditoría de deducción fiscal por oficina en casa.
Antes de elegir
Confirma si la plataforma es compatible con el proveedor de correo y los servicios de almacenamiento en la nube específicos que utiliza tu organización antes de implementarla.
Evalúa cómo se conservan los datos de los recibos y si alguna política de retención o límite de exportación afecta a las necesidades de cumplimiento a largo plazo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo identifica WellyBox los recibos en mi bandeja de entrada?
El sistema analiza los mensajes entrantes en busca de patrones habituales de recibos, como archivos PDF adjuntos o archivos de imagen, y luego extrae campos relevantes como el proveedor, la fecha y el importe. Funciona con cuentas de Gmail y de Outlook, pero es posible que tengas que conceder acceso de lectura para el proceso de análisis.
¿Puedo elegir qué destino de almacenamiento en la nube recibe mis recibos sincronizados?
Sí, tras vincular una cuenta, puedes seleccionar Google Drive, Dropbox u otro servicio compatible como carpeta de destino. Cada recibo se sube a la ubicación elegida, conservando el archivo original junto con los datos extraídos.
¿En qué formato se entregan los registros de auditoría recopilados?
Cuando solicitas una descarga, WellyBox agrupa los recibos seleccionados en un archivo zip. Dentro, cada recibo aparece como su archivo original, y un CSV complementario proporciona los datos extraídos del recibo para importarlos fácilmente en el software de contabilidad.
Consulta el sitio web oficial para conocer las funciones, los precios y las condiciones actuales.
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